清掃ロボット導入の稟議書の書き方｜通りやすい5つの項目と例文・月9,800円〜

「清掃ロボットを入れたいけれど、上にどう説明すればいいかわからない」「稟議書を出したら『本当に効果あるの？』と返された」——現場の担当者の方から、こんな相談をよく受けます。

稟議書（りんぎしょ）とは、会社や施設で「これにお金を使ってもいいですか？」と上の人に許可をもらうための書類です。書き方にはコツがあって、読む人が知りたいことを順番に並べるだけで、ぐっと通りやすくなります。この記事では、清掃ロボット導入の稟議書を例に、通りやすい5つの項目と例文を紹介します。

稟議書を読む人は、何を知りたいのか

稟議書を読む上司や経営者が知りたいのは、つまるところ次の3つです。

• なぜ必要なの？（今、どんな困りごとがあるのか）
• いくらかかるの？（毎月の費用と、ほかにかかるお金）
• どれくらい良くなるの？（人の時間やお金がどれだけ減るか）

例えば、家族に「食洗機を買いたい」と相談するときも、「毎晩30分の皿洗いがなくなる」「電気代は月いくら」と説明しますよね。稟議書も同じで、相手が知りたい順番に答えを並べることが大切です。

通りやすい稟議書の5つの項目

項目1：目的（何のために入れるのか）

最初に1〜2行で、目的をはっきり書きます。

例文：清掃スタッフの人手不足に対応し、床清掃の品質を毎日同じ水準に保つため、清掃ロボットをレンタル導入したい。

項目2：今の課題（数字で書く）

「大変です」ではなく、数字で書くのがポイントです。

例文：現在、1階ロビーと廊下の床清掃に、毎日スタッフ1名が約3時間かけている。欠員が出た日は清掃範囲を削っており、この3ヶ月で利用者から床の汚れの指摘が2件あった。

人手不足の背景として、厚生労働省の資料で「ビルクリーニングの有効求人倍率は約2〜3倍」と示されていることを添えるのも説得力が出ます（出典：厚生労働省）。

項目3：費用（毎月いくら・ほかにかかるお金）

レンタルの場合は、ここがシンプルに書けます。

費用の項目	書き方の例
初期費用	0円
月額レンタル料	OMNI 9,800円〜／KIRA 42,000円〜／ONE 75,000円〜（税別）
メンテナンス・消耗品	月額に含む（追加なし）
電気代	月500〜1,000円程度
契約期間	最低6ヶ月（以降は見直し可）

「設備を買う」のではなく「毎月の経費」として出せるので、大きな金額の稟議より通りやすいのがレンタルの強みです。買う場合との違いは清掃ロボットは買うより借りるで説明しています。

項目4：効果（人の時間とお金がどう変わるか）

ここがいちばん大事です。「削減できる人件費」と「レンタル料」を並べて見せましょう。

例文：床清掃（1日約3時間）をロボットに置きかえることで、スタッフは水回りと細部の清掃に集中できる。時給1,200円×3時間×25日で、月約9万円分の作業時間を別の仕事に回せる。

実際の数字として、宮崎県内の病院で週24時間分の人件費を減らした事例を参考資料に添えるのも効果的です。計算方法は清掃ロボットの費用と回収期間の解説にまとめています。

項目5：リスクと対策（「もしも」に答える）

上の人は「失敗したらどうするの？」を必ず気にします。先に答えを書いておきましょう。

• 効果がなかったら？ → 最低6ヶ月で見直せる。長期の支払い義務はない
• 壊れたら？ → 修理費はレンタル料に含まれ、代替機の手配もできる
• 使いこなせるか？ → 毎日の操作はスタートとストップ程度。初期講習あり

稟議書のたたき台は、シミュレーションで作れます

「数字を集めるのが大変」という方は、無料の機種診断・経費削減シミュレーションを使ってみてください。広さとスタッフの人数・時給を入れると、合う機種と削減の見込みが出て、結果画面から稟議書のたたき台をそのまま印刷できます。自施設の数字が入った状態で出てくるので、あとは会社の書式に写すだけです。

稟議書でよくあるNG例と、直し方

せっかく書いた稟議書が差し戻されるのには、よくある理由があります。3つのNG例と直し方を見てみましょう。

NG例	直し方
「人手が足りなくて大変です」	「床清掃に毎日3時間、欠員の日は範囲を削っている」と数字で書く
「最新のロボットなので効果があります」	「月約9万円分の作業時間を別の仕事に回せる」と効果を数字で書く
費用の欄が月額だけ	初期費用・メンテナンス・電気代・契約期間まで書いて「ほかにお金はかからない」ことを示す

例えるなら、稟議書は「上の人が質問しそうなことに、先回りして答えておく手紙」です。読んだ人が「で、いくら？」「本当に効果あるの？」と思う前に、答えが書いてあれば、すんなり判子がもらえます。

よくある質問

Q. 稟議が一度通らなかったら、どうすればいいですか？

A. 返された理由を聞いて、その部分だけ数字を足しましょう。多いのは「効果がわからない」なので、現地でのデモ結果や、ほかの施設の事例を添えると通りやすくなります。

Q. デモを見てから稟議を出してもいいですか？

A. もちろんです。九州7県は現地確認とデモまで無料です。「実際に自分の施設の床でこう仕上がった」という写真は、何よりの説得材料になります。

Q. 購入の稟議とレンタルの稟議は何が違いますか？

A. 購入は設備を買う話になるので、金額も大きく、会社の資産として帳簿にのせる説明が必要になります。レンタルは毎月の経費として出せるので、書く内容がシンプルです（会計の扱いは税理士や経理の方にご確認ください）。

まとめ：相手が知りたい順に、数字で答える

清掃ロボットの稟議書は、「目的・課題・費用・効果・リスク」の5項目を、数字で埋めるだけで通りやすくなります。レンタルなら初期費用0円・6ヶ月で見直せるので、上の人の「もしも」の不安にも答えやすいはずです。まずはシミュレーションで、自施設の数字を出してみましょう。